//
you're reading...
Management's File

LAPORAN KEGIATAN Workshop Monitoring Partisipatif

LAPORAN KEGIATAN

Workshop Monitoring Partisipatif

Penguatan Kelembagaan

(Jawa Barat & DKI Jakarta)

Wisma PKBI Jawa Barat,

Jl. Soekarno Hatta No.496 Bandung

19 – 20 November 2008

A. Latar Belakang

Assessment dan Perencanaan Partisipatif Penguatan Lembaga LSM yang diselenggarakan oleh HCPI pada bulan Juni – Juli 2008 menghasilkan sebuah rencana kerja satu tahun untuk peningkatan dan mengembangkan kapasitas institusinya masing-masing. Secara umum rencana kerja LSM berkaitan dengan upaya peningkatan penggalangan dana, pengelolaan keuangan, peningkatan kapasitas staff dan kepemimpinan.

Selain perencanaan, monitoring terhadap rencana yang dibuat perlu dilakukan untuk melihat perkembangan dan menentukan arah kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan. Monitoring yang dilakukan adalah model monitoring partisipatif. Proses partisipatif dipilih karena penguatan kelembagaan merupakan tanggung jawab dari masing-masing lembaga dimana HCPI hanya menjadi fasilitator proses penguatan tersebut. Selain monitoring akan diberikan pula bantuan teknis sesuai kebutuhan spesifik hasil kompilasi rencana LSM di provinsi DKI Jakarta dan Jawa Barat. Monitoring dan bantuan teknis yang diberikan diharapkan dapat mendorong keberhasilan perencanaan penguatan kelembagaan seperti yang diharapkan.

B. Tujuan

Tujuan workshop dua hari ini adalah :

1. Melihat progres kegiatan penguatan kelembagaan masing – masing LSM

2. Menyusun rencana kegiatan 4 bulan kedepan yang mengacu pada rencana tahunan penguatan lembaga

3. HCPI dapat memberikan bantuan teknis terhadap permasalah yang muncul, serta sebagai media bertukar pengalaman antar LSM di tingkat Provinsi.

4. Memberikan bantuan teknis untuk pembuatan proposal small grant dan cross visit antar lembaga ke HCPI

C. Hasil Workhop / Ringkasan Eksekutif

1. Status pelaksanaan kegiatan penguatan kelembagaan masing-masing LSM.

Masing-masing LSM telah mempresentasikan progress kegiatan mengacu kepada rencana yang telah dibuat selama satu tahun, yang berisi penguatan lembaga dan pengembangan program.

LSM yang mendapatkan kesempatan pertama adalah Yayasan Grapiks yang diwakili oleh Tono selaku direktur dan Ogan Akbar sebagai Program Manajer. Presentasi dilanjutkan oleh Rumah Cemara (Raditya), PKBI Jabar (Riki Febrian), Yayasan STIGMA, dan terakhir PKBI DKI. Masing-masing mempresentasikan progress kegiatan di lembaga masing-masing.

Yayasan Rumah Cemara mendapatkan komentar dari Ibu Palupi (Advisor Penguatan Lembaga HCPI) sebagai LSM yang membuat presentasi dengan baik, terstruktur dan lengkap (Memisahkan penguatan lembaga dan program, ada prioritas kegiatan, indicator, tantangan / hambatan, solusi, dan pembelajaran).

2. Adanya masukan bagi permasalahan-permasalahan yang muncul dalam implementasi kegiatan.

Selain mempresentasikan progress kegiatan di lembaga masing-masing, kegiatan workshop juga memungkinkan bagi lembaga peserta untuk memberikan masukan melalui tanya jawab. Selama proses workshop, PKBI Jawa Barat sebagai penyelenggara banyak mendapatkan pertanyaan terutama yang bersifat struktur organisasi kelembagaan. Pertanyaan banayk muncul dari Yayasan Grapiks dan Rumah Cemara.

Permasalahan yang muncul dalam sesi tanya jawab adalah berhubungan dengan legalitas lembaga. Diantaranya mengenai sulitmya LSM untuk mendaftarkan diri ke Departemen Hukum dan HAM, Yayasan Grapiks bertanya kemungkinan HCPI membantu dalam hal ini.

Pihak HCPI menjawab bahwa HCPI tidak bisa membantu berkaitan dengan pendanaan pendaftaran LSM ke Departemen Hukum dan HAM yang merupakan tugas organisasi, juga merupakan proteksi bagi LSM sendiri sehingga tidak ada kesan bahwa lembaga adalah bentukan HCPI.

3. Draft proposal small grant dan cross visit ke HCPI

Workshop selama dua hari telah menghasilkan draft small grant dan cross visit sebagai berikut:

1.Rumah Cemara

Meningkatkan keterampilan staff pelaksana program dalam hal pengoperasian program computer, berkomunikasi dengan stake holders dan kemampuan dalam memfasilitasi pertemuan serta menginisiasi pertemuan dengan sector swasta.

Total biaya : 10 juta

· Yayasan Insan Pengasih Malaysia (Biaya 6 Juta)

· Yayasan Satu Nama – Jogyakarta (4 Juta)

2.PKBI Jawa Barat

Melakukan penguatan kapasitas lembaga dengan merekrut relawan di beberapa cabang PKBI yaitu Cirebon, Tasikmalaya dan Sumedang.

Yayasan Satu Nama Jogyakarta (4 orang)

3.PKBI DKI Jakarta

Penguatan system informasi, promosi dan data base

Total Biaya, 10.500.000

· Design web Rp. 4.000.000 X 2Rp. 8.000.000

Programmer data base

Rp. 2.500.000

Bina Swadaya – Cimanggis Bogor, karena Lembaga ini dikenal sebagai lembaga yang memiliki sistem fundraising yang dapat menghidupi lembaganya

4.Yayasan Grapiks

· Penambahan Peralatan Cuci Motor, Peralatan Tambal dan Bengkel service

· Pelatihan Komunikasi,kepemimpinan dan management bagi Seluruh staff divisi tataran Program teknis yayasan GRAPIKS (Tidak termasuk Direktur dan PM)

· Masing-masing anggaran 5 juta (Total 10 Juta)

Yayasan Satu Nama (Jogyakarta)

5.Yayasan STIGMA

Pemantapan Rencana Strategis Lembaga, dengan total biaya Rp. 9.762.500

Lembaga penelitian dan pengembangan UNika Atmajaya.

Total biaya Rp. 9.875.000 (4 orang)

Karena banyaknya LSM yang berencana untuk cross visit ke Yayasan Satu Nama, maka HCPI menyarankan untuk mengorganisir secara bersama-sama.

D. Peserta

Peserta dari lembaga mitra HCPI terdiri dari 20 orang yang merupakan perwakilan :

§ Direktur,

§ Program manager,

§ 1 orang Koordinator Program,

§ 1 orang staff lapangan.

Yayasan Grapiks

PKBI Jawa Barat

PKBI DKI

Rumah Cemara

Yayasan Stigma

Tono Riki Febrian Veriyadi S Irwan Herru Pribadi
Ogan Akbar Arip Amin Daru Anto Eko S Suwanto
Agus Salim Joko Susilo Cahyo T Ikbal S Sekar Wulan Sari
Adi M Agus Heri Susanto Raditya Baby Virgarose

HCPI

1. Papupi Wijayanti

2. Agus Soetianto

3. Ari Rahadi

4. Habasiah

E. Waktu Pelaksanaan

Hari : Rabu – Kamis

Tanggal : 19 – 20 November 2008

Jam : 08.30 – 16.30

Tempat : Wisma PKBI Jawa Barat

Jl. Soekarno Hatta No.496 Bandung

Evaluasi

Tujuan dari workshop tercapai, dengan indikator berupa proposal small grant dan cross visit. Selama proses workshop, diskusi serius , rasional, lancar dan menghasilkan output. Dengan demikian harapan akan manfaat yang diperoleh dari workhop dapat tercapai.

Hambatan

Secara keseluruhan workshop berjalan lancar. Peserta mengikuti dengan tekun, serius dan antusias seluruh sesi, baik materi presentasi masing-masing LSM maupun ketika berdiskusi untuk menghasilkan proposal small grant dan cross visit.

Ada beberapa LSM yang telah berhasil membuat anggaran proposal secara detail (small grant dan cross visit), tetapi ada juga LSM yang belum berhasil membuat anggaran secara detail. Terutama dalam pembuatan anggaran cross visit.

Rekomendasi

Sebelum mengikuti pertemuan, hendaknya lembaga telah membuat draft proposal small grant dan cross visit. Sehingga dalam pertemuan masing-masing lembaga tinggal mematangkan saja, dengan asistensi dari pihak HCPI.

Advertisements

Discussion

Comments are closed.

%d bloggers like this: